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Sistema de Registro de Preços – o que é?

O Sistema de Registro de Preços (SRP) é o conjunto de procedimentos para o registro formal de preços relativos à prestação de serviços e/ou aquisição de bens, visando contratação futura. Ele consiste na realização de licitação única, na modalidade de Concorrência ou Pregão Presencial/Eletrônico, na qual as empresas vencedoras disponibilizam os itens conforme preços e prazos registrados em ATA, por até 12 meses.
A ATA de registro de preços é o documento vinculativo, obrigatório, onde se registram os preços, fornecedores, órgãos participantes e condições a serem praticadas. Neste documento, assemelhado a um contrato, as empresas assumem o compromisso de fornecer bens e serviços a preços e prazos registrados na ATA e a contratação é realizada quando convier aos órgãos da Administração participantes.
As SRP são adotadas nas seguintes situações:

• Quando, pelas características do bem ou serviço, houver necessidade de contratações freqüentes;
• Quando for mais conveniente a aquisição de bens com previsão de entregas parceladas ou contratação de serviços necessários à Administração para o desempenho de suas atribuições;
• Quando for conveniente a aquisição de bens ou a contratação de serviços para atendimento a mais de um órgão ou entidade, ou a programas de governo; e
• Quando pela natureza do objeto não for possível definir previamente o quantitativo a ser demandado pela Administração.

Funcionamento

Órgãos do segmento federal, estadual e municipal podem aderir aos registros de preços vigentes licitados por outros órgãos da federação. Este é um eficiente mecanismo para aquisição de bens ou contratação de serviços que tem como principais vantagens, dentre outras, a agilidade nas contratações e fornecimentos, ausência de estoques, redução do numero de licitações, além da transparência do processo.
Além disso, o órgão que realizou a licitação para o seu Sistema de Registro de Preços, poderá adquirir a quantidade total estabelecida no Edital de uma única vez, ou de forma programada, além de que, ainda poderá se valer da compra de mais 25% (vinte e cinco por cento), conforme previsto na legislação vigente.

Por quanto tempo os preços dos materiais ou serviços permanecem registrados?

O prazo para manter registrados os preços dos materiais ou serviços é de até 12 meses, contados a partir da data de assinatura da Ata de Registro de Preços, podendo ser revisado a cada 90 dias.

Agentes do Registro de Preços

Órgão Gerenciador: Comissão Geral de Licitação, órgão ou entidade da Administração pública responsável pela condução do conjunto de procedimentos do certame para registro de preços e gerenciamento da Ata de Registro de Preços.
Órgão Participante: órgão ou entidade que participou dos procedimentos iniciais do SRP e integra a Ata de Registro de Preços. A sua demanda está prevista no processo. Órgão Interessado: órgão ou entidade da Administração Pública que tem interesse em participar da Ata de Registro de Preços. Órgão Não-Participante/Adesista: órgão ou entidade que não está contemplado na Ata do Registro de Preços, portanto não tem sua demanda prevista no processo. Poderá vir a participar do Registro de Preços se apresentarem sua demanda ao Órgão Gerenciador e este negociar o fornecimento do quantitativo levantado com o fornecedor, desde que este atenda às mesmas condições e não prejudique os demais Órgãos Participantes.

Como incluir um Órgão Não Participante na Ata de Registro de Preços?

Os Órgãos Não-Participantes do Registro de Preços, integrantes da Administração Pública, e que pretendem aderir à Ata de Registro de Preços, deverão observar os seguintes procedimentos (que podem variar conforme a Entidade):

• Levantar a demanda interna do órgão de acordo com os itens registrados na Ata, para os quais tem interesse em adquirir, considerando o período de vigência da RP;
• Encaminhar esse levantamento ao Órgão Gestor, solicitando a este que negocie com o fornecedor a participação dele, nas mesmas condições, sem prejuízo para os demais participantes;
• Após a aceitação do fornecedor, que deverá ser formalizada por meio de ofício e juntada ao processo, o Órgão Não-Participante deverá entrar no Sistema Informatizado de Registro de Preços (SIRP), e solicitar a sua inclusão;
• Selecionar os itens para os quais se pretende aderir e inserir para cada um deles as respectivas quantidades, considerando a vigência da RP;
• Encaminhar para a unidade aprovadora o termo de adesão.

Quais as vantagens de se utilizar uma Ata de Registro de Preços vigente?

• O registro de preços independe de previsão orçamentária, portanto, não existe a necessidade de demonstrar a existência de recursos. Isso torna o processo muito mais rápido e ágil.
• Esse procedimento é adequado a imprevisibilidade de consumo, pois não há obrigatoriedade da contratação, e a Administração poderá registrar os preços, e quando houver necessidade, efetivar a contratação do produto ou serviço.
• Propicia a redução de estoque, pois a Administração requisita o objeto cujo preço foi registrado somente quando houver demanda, ou seja, não há necessidade de se manter estoque.
• Evita o fracionamento da despesa, pois o RP é realizado com base em um planejamento para o período de vigência determinado.
• Reduz o número de licitações, pois somente um órgão realiza o processo de licitação para os demais.
• Agilidade nas aquisições, pois a licitação já está realizada, e é necessário somente ajustar as condições de fornecimento, como o prazo de entrega dos bens ou serviços.
• Economia de escala, pois com a participação de diversos órgãos, a economia é obtida em razão do grande quantitativo licitado.
• Transparência, pois como o processo envolve vários órgãos, o monitoramento é constante.